Czasami zdarza się, że pojęcia zarządcy nieruchomości oraz administratora są mylone. O ile w nieruchomościach komercyjnych mamy do czynienia z dużą profesjonalizacją używanych pojęć, o tyle “w mieszkaniówce” już tak zazwyczaj nie jest. Wynika to w dużej mierze z tego, iż termin “administrator” był i nadal jest powszechnie używany w odniesieniu do spółdzielni mieszkaniowych. Zazwyczaj słyszymy, iż jakąś sprawę idzie się załatwić “do administracji”, a nie do zarządcy.

W tym wpisie zajmiemy się jednak zarządcą, czyli property managerem, z prawdziwego zdarzenia. Co tak naprawdę różni go i jakie zadania powinien wykonywać? Przyjmijmy, że mówimy o obiekcie handlowo-usługowym z kilkunastoma lokalami (przy mniejszych zakres działań będzie oczywiście nieco bardziej ograniczony).

Po pierwsze property manager to nie administrator. W idealnej sytuacji, gdy mamy do czynienia ze świadomym właścicielem (a na pewnym poziomie inwestycji i zaangażowania finansowego tak na pewno będzie) oczekiwać on będzie następujących działań ze strony podmiotu zarządzającego:

– bieżącej obsługi i nadzoru nad nieruchomością
– zapewnienia jej “bezawaryjnego” funkcjonowania
– sporządzenia budżetu kosztowego (również “od zera”)
– zaangażowania w konstruowanie budżetu w zakresie nakładów inwestycyjnych
– analizy umów najmu i ich negocjowania lub renegocjowania na różnych etapach
– przygotowania raportów finansowych oraz analiz i ścisłej współpracy z działem księgowości
– aktywnego uczestnictwa w okresowych kontrolach, audytach
– współpracy z rzeczoznawcami i instytucjami finansowymi, głównie bankami
– przygotowania biznesplanów i proponowania kierunków rozwojowych bądź optymalizacyjnych (na przykład w zakresie kosztów lub zmniejszenia energochłonności)
– maksymalizacji przychodów z najmu oraz innych źródeł (oczywiście to nie może być jedynym celem realizowanym za wszelką cenę)
– dbania o jak najlepsze relacje z najemcami i podmiotami współpracującymi.

Jest tego naprawdę sporo, dlatego kluczowym kryterium wyboru property managera musi być jego profesjonalizm, doświadczenie i sprawność organizacyjna. Ostatnim czynnikiem powinna być cena. Rzadko zdarza się, że tanio równa się dobrze.